Privacyverklaring

Wie wij zijn

Nova is een dienst van Propest AI, gevestigd aan de Deltazijde 2B-2, 1261 ZM Blaricum (KvK 98762397). Voor privacyvragen bereik je ons via info@propest.ai.

In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je Nova gebruikt, waarom, en welke rechten je hebt.

Welke gegevens we verwerken

Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en inloggegevens.

Gebruiksgegevens: je gesprekken en opdrachten met Nova, verbruik en logbestanden die nodig zijn om de dienst te leveren en te beveiligen.

Gekoppelde systemen: koppel je een systeem (zoals je CRM, agenda of boekhouding), dan verwerkt Nova de gegevens uit dat systeem om je opdracht uit te voeren. De toegangssleutels worden versleuteld bewaard.

Betaalgegevens: facturatie verloopt via onze betaalprovider Mollie; wij bewaren zelf geen volledige betaalgegevens.

Waarom en op welke grondslag

We verwerken je gegevens om de dienst te leveren en te verbeteren (uitvoering van de overeenkomst), om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals administratie), en op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende dienst.

Kwam je via een aanbevelingslink of advertentie binnen, dan bewaren we die herkomst alleen met jouw toestemming, maximaal 90 dagen. Weiger je, dan gebeurt dat niet en werkt Nova verder gewoon. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen via "Cookievoorkeuren" onderaan de site.

Specifiek over Google-gebruikersgegevens

Als u uw Google Agenda- of Gmail-account aan Nova koppelt, kan Nova toegang krijgen tot Google-gebruikersgegevens waarvoor u toestemming geeft, zoals details van agenda-afspraken, deelnemers en, indien van toepassing, e-mailinhoud of informatie over ontvangers die nodig is om een ​​door u gevraagde actie uit te voeren.

We kunnen Google-gebruikersgegevens alleen delen met of overdragen aan de volgende dienstverleners (subverwerkers) wanneer dit noodzakelijk is om de gevraagde Nova-functionaliteit te leveren:

Anthropic — voor het verwerken en interpreteren van uw verzoeken en opdrachten.Deepgram — wanneer u spraakinvoer gebruikt en spraak-naar-tekstverwerking vereist is.

ElevenLabs — wanneer tekst-naar-spraak of spraakgeneratie vereist is.

Firebase — voor authenticatie wanneer je inlogt met je Google-account (hierbij gaat het om je Google-naam en e-mailadres).

Twilio — wanneer de door u gevraagde actie het voeren of afhandelen van een telefoongesprek inhoudt.

Deze subverwerkers verwerken Google-gebruikersgegevens alleen voor zover dat nodig is om de door u gevraagde functionaliteit te leveren. We delen geen Google-gebruikersgegevens met andere externe dienstverleners, tenzij dit vereist is voor het leveren van een specifieke functie en dit in dit privacybeleid wordt vermeld.

We gebruiken Google-gebruikersgegevens niet voor reclamedoeleinden, verkopen deze gegevens niet en gebruiken ze niet voor doeleinden die geen verband houden met het leveren of verbeteren van de door u gevraagde Nova-functionaliteit.

Google-gebruikersgegevens worden niet overgedragen aan derden voor hun eigen reclamedoeleinden of onafhankelijke commerciële doeleinden.

Subverwerkers die we inschakelen

We verkopen je gegevens nooit. Om de dienst te kunnen leveren schakelen we een beperkt aantal subverwerkers in. Met elk van hen sluiten we een verwerkersovereenkomst.

Anthropic : het AI-model dat je vragen en opdrachten verwerkt.

Deepgram: spraak naar tekst bij de AI-telefonist en notulen.

ElevenLabs : de stem van de AI-telefonist.

Unipile : de WhatsApp-koppeling, waarmee berichten met je klanten worden verzonden en ontvangen.

Recall.ai : het opnemen en transcriberen van online vergaderingen voor de notulen.

Tavily: live zoeken op het web wanneer je Nova daarom vraagt.

Google: een versleutelde reservekopie van je gegevens, en, als je die zelf koppelt, je Google-agenda en -mail.

Resend: verzending van e-mail.

Mollie : betalingen.

Railway: hosting.

Wijzigt deze lijst, dan passen we deze verklaring aan.

Waar je gegevens staan

Nova draait volledig binnen de Europese Unie: zowel onze applicatie als de database staan in Amsterdam. Dat geldt voor je accountgegevens en voor alles wat je in Nova vastlegt, zoals contacten, afspraken, facturen en je kennisbank.

Doorgifte buiten de EU

Een deel van onze subverwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten. De inhoud die Nova verwerkt, zoals je vragen aan de assistent, transcripties van gesprekken en teksten uit gekoppelde systemen, wordt daardoor buiten de Europese Unie verwerkt.

Voor die doorgifte gebruiken we de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met de waarborgen die deze partijen zelf bieden. Wij bewaren geen gegevens bij deze partijen voor trainingsdoeleinden.

Toegang door onze support

Onze medewerkers kunnen alleen in je account als jij daar toestemming voor geeft. Je ontvangt een verzoek met de reden; keur je goed, dan geldt de toegang 24 uur en kun je die op elk moment intrekken.

Alleen bij een dringende storing kunnen we je account openen zonder vooraf te vragen. Je krijgt daar dan direct bericht van, met de reden erbij. Elk verzoek, elke weigering en elke keer dat we je account openden leggen we vast, zodat je achteraf kunt zien wie er wanneer en waarom is geweest.

Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig, en ruimen dagelijks automatisch op wat over de termijn is.

De gegevens die je zelf in Nova zet, zoals contacten, afspraken, facturen en je kennisbank, bewaren we zolang je een account hebt. Die verwijderen we niet uit onszelf: jij bepaalt wanneer die weg mogen, per onderdeel of in één keer via "account verwijderen".

Voor onze eigen administratie gelden vaste termijnen: supportvragen en verzoeken om toegang tot je account 2 jaar, het auditlogboek 2 jaar, je verbruiksgeschiedenis 24 maanden, en gegevens over telefoongesprekken 1 jaar. Facturen bewaren we 7 jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft.

Beveiliging

Bescherming van Google-gebruikersgegevens

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om Google-gebruikersgegevens te beschermen, inclusief potentieel gevoelige informatie die is verkregen via gekoppelde Google-accounts, zoals agenda-afspraakdetails, deelnemersinformatie en e-mailinhoud waartoe u Nova toegang verleent of die Nova mag verwerken.

Onze beschermingsmaatregelen omvatten:

Versleuteling tijdens overdracht: Google-gebruikersgegevens worden versleuteld tijdens de overdracht tussen uw apparaat, Nova, onze serviceproviders en gekoppelde systemen, waaronder Google API met behulp van TLS.

Versleuteling in rust: Google-gebruikersgegevens en authenticatiegegevens, inclusief OAuth-toegang en vernieuwingstokens, worden beschermd door versleuteling in rust. Databases met gebruikersgegevens worden ook versleuteld in rust.

Toegangsbeheer: Toegang tot Google-gebruikersgegevens is beperkt via op rollen gebaseerd toegangsbeheer en is alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel en serviceproviders die toegang nodig hebben om de gevraagde Nova-functionaliteit te leveren. Onze supportmedewerkers hebben geen toegang tot uw account of Google-gebruikersgegevens zonder uw uitdrukkelijke, tijdelijke toestemming, behalve wanneer dit nodig is om een dringende storing te verhelpen. Dergelijke toegang wordt geregistreerd.

Dataminimalisatie: Nova vraagt alleen de Google-machtigingen en -gegevens op die nodig zijn om de door u gevraagde functionaliteit te leveren. Wij hebben geen toegang tot of verwerken geen Google-gebruikersgegevens voor andere doeleinden dan die beschreven in dit privacybeleid.

Beperkte bewaartermijn: Wij bewaren Google-gebruikersgegevens alleen zo lang als redelijkerwijs noodzakelijk is om de gevraagde functionaliteit te leveren, de dienst te onderhouden, te voldoen aan wettelijke verplichtingen of zoals anderszins beschreven in onze sectie Bewaartermijnen.

Beveiligde verwerking: Google-gebruikersgegevens worden alleen verwerkt via geautoriseerde systemen en subverwerkers zoals beschreven in dit privacybeleid. Wij gebruiken Google-gebruikersgegevens niet voor reclamedoeleinden en verkopen deze niet aan derden.

Wij evalueren regelmatig onze technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en nemen redelijke maatregelen om ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of verlies van Google-gebruikersgegevens te voorkomen.

Verklaring inzake beperkt gebruik

Nova gebruik en overdracht van informatie die via Google API is verkregen, voldoet aan het [Google API Services User Data Policy](https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), inclusief de vereisten voor beperkt gebruik.

Meer specifiek:

- Nova gebruikt gegevens die via Google Workspace API zijn verkregen — waaronder ruwe, geaggregeerde of afgeleide gegevens — **niet** voor het ontwikkelen, trainen of verbeteren van algemene of fundamentele AI/ML-modellen, ongeacht of deze van onszelf zijn of van onze subverwerkers.- Gegevens die via Google APIs zijn verkregen, worden uitsluitend gebruikt om de specifieke, voor de gebruiker bestemde functies van Nova te leveren en te verbeteren waar u om heeft gevraagd (bijvoorbeeld het uitlezen van uw agenda om een ​​afspraak te plannen of het opstellen van een e-mail namens u).

- Wij dragen Google-gebruikersgegevens niet over aan en verkopen deze niet aan derden voor reclamedoeleinden.- Toegang door mensen tot Google-gebruikersgegevens is beperkt tot de omstandigheden die hierboven onder "Toegang via onze ondersteuning" worden beschreven, en vindt alleen plaats met uw toestemming of in het geval van een geregistreerd en gemeld noodgeval.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Stuur je verzoek naar info@propest.ai.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.